เราทำงานไม่ทัน เพราะงานเยอะ หรือ เวลาไม่พอ แต่ทั้งสองอย่างก็สามารถปรับหรือแก้ไขได้

เป็นหนึ่งในในปัญหายอดนิยมของคนทำงาน โดยมีสาเหตุหลัก จาก 4 ข้อนี้ บทความนี้เรียบเรียงและเขียนโดยเพื่อนของผมในสมัยเรียนมัธยมที่เขียนไว้บน Facebook : Tanet Boonmee ปัจจุบันทำงานอยู่ที่ประเทศญี่ปุ่น และผมลองอ่านแล้ว คิดว่าเป็นแนวคิดน่าสนใจและตรงกับประสบการณ์ที่ผมได้รับเมื่อครั้งทำงานกับเจ้านายญี่ปุ่นกับบริษัท Rakuten TARAD จึงอยากจะแบ่งปันให้เพื่อนๆ และแฟนคลับได้อ่าน (: ขออนุญาตเจ้าของบทความแล้ว หากท่านใดจะเผยแพร่ต่อ รบกวนให้เครดิตด้วยนะ 🙂
—

1. เพราะองค์กรหรือบริษัทไม่ให้ความสำคัญกับการปรับปรุงระบบและขั้นตอนการทำงาน (Work Flow)

เรื่องนี้จะเป็นปัญหาเกี่ยวกับระบบและขั้นตอน (Work flow) ของการทำงานที่มีการกำหนดไว้ไม่ชัดเจน, กำหนดไว้อย่างไม่เป็นทางการ หรือมีระบบที่ไม่แน่นอน อาจทำให้เกิดงานหรือเอกสารส่งไปผิดที่ ผิดขั้นตอนทำให้งานล่าช้า, วนไปวนมา, สุดท้ายเกิดปัญหางานสะสมตามมา

วิธีแก้ไข : เชิญทุกคนในสายงานมาร่วมประชุมกำหนดทิศทางการดำเนินงานตั้งแต่ต้นจนจบ ใครอยู่ตรงไหนหรือขั้นตอนไหนของระบบ พร้อมทั้งกำหนดมาตรฐานของงานแต่ละขั้นตอนด้วย ว่าผ่านแต่ละขั้นตอน ความเรียบร้อยอยู่ในระดับไหน เพื่อลดและแบ่งความรับผิดชอบให้เหมาะสม รวมไปถึงถ้าเจอเหตุการณ์ผิดปกติ งานชิ้นนั้นเอกสารนั้นจะต้องดำเนินไปทิศทางไหนด้วย เพื่อรองรับกับทุกสถานการณ์ที่จะพอได้ ถ้าทำได้ปัญหาสุขภาพจิตในการทำงานก็ดีขึ้นละ

—

2. เพราะขั้นตอนการทำงานไม่มีกฎเกณฑ์ในการตัดสินใจ (Direction) ที่ชัดเจนและแน่นอน

งานกองเป็นภูเขา รอพิจารณา รอตัดสินใจ ยิ่งตัดสินใจช้า งานที่ถับถม ยิ่งนาน ก็ยิ่งเยอะ วันนี้จะทำเสร็จได้ยังไง? ปัญหาแบบนี้ต่อให้ออกแบบระบบมาดี ก็เจอได้เพราะ ตัดสินใจไม่ได้ว่า ดี ไม่ดี ถูกหรือผิด ผ่าน หรือ ไม่ผ่าน ต้องถามคนอื่นๆ ว่าแบบนี่เอาไง?

วิธีแก้ไข : กำหนดวิธีการตัดสินใจที่แน่นอนและเป็นทางการให้ชัดเจน ไม่ขึ้นอยู่กับ บุคคล หรือ อารมณ์ความพึงพอใจ กำหนดให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เพียงเท่านี้เวลาในการตัดสินใจก็ลดลงงานก็เดินได้อย่างเร็วขึ้น

—

3. เพราะองค์กรหรือบริษัทยังขาดองค์ความรู้ (Skill) เรื่องนวัตกรรมและเทคโนโลยี

อาจจะบอกได้เลยว่าเป็นองค์กรดึกดำบรรพ์ เน้นงานทำด้วยมือ Handmade นั่งตรวจ นั่งเขียน นั่งกรอก ทำเสร็จแต่ละชิ้น แต่ละอัน ก็เดินไปส่งต่อให้ ออกแบบระบบดี วางมาตรฐานการตัดสินใจดี งานก็กองเป็นภูเขาเหมือนเดิม เพราะต้องมานั่งตรวจ นั่งเขียน วันๆ เวลาหมดไปกับ งานทำมือ สุดท้าย งานก็กองเป็นภูเขาเหมือนเดิม

วิธีแก้ไข : เราต้องหาเครื่องมือ หรือ อะไรที่มาช่วยลดเวลาในการลงมือทำเอง เช่น ซอฟแวร์ หรือ โปรแกรม แต่อย่าลืมคิดด้วยว่า สิ่งที่เอามาทดแทน ต้องช่วยลดเวลาและภาระงาน ไม่งั้นงานจะงอกเป็นดอกเห็ด บางอย่างที่กำหนดรูปแบบหรือการตัดสินใจแบบแน่นอนแล้ว สามารถใช้โปรแกรม ตรวจสอบและตัดสินใจแทนได้ด้วย ลดเวลาการทำงานไปได้อีก ปัจจุบันเครื่องที่ช่วยในการทำงานแบบฟรีแวร์มีเยอะแยะมากมาย ลองเอามาทดลองใช้ แล้วมาปรับมาใช้ในองค์กร รับรองคุณภาพงานและชีวิตจะดีขึ้นแน่นอน

—

4. เพราะองค์กรไม่กำหนดกรอบหน้าที่การทำงาน (Role) และจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม

งานอะไรๆ ก็มากอง อยู่ที่ๆ เดียว ใครนึกอะไรไม่ออกก็โยนมา งานตัวเองก็ทำไม่ทัน ยังมีงานพิเศษ งานเร่ง งานด่วนจากหัวหน้าอีก

วิธีแก้ไข : กำหนดหน้าที่ให้ชัดเจนใครทำอะไร ถ้ามีงานด่วน งานแทรก ต้องประชุมและปรึกษากำหนด เนื้อหาของงาน รูปแบบงาน พร้อมกำหนดตารางงานใหม่ว่ามีผลกระทบไหม ต้องเลื่อนไหม เพื่อให้ทุกคนรับรู้แผนงาน แผนการภาพรวมร่วมกัน

—

บทสรุปของบทความนี้ ที่ผู้เขียนสรุปไว้ได้ดีเลย คือ การปรับปรุงหรือแก้ไขวิธีหรือระบบการทำงานให้ดีขึ้นนั้น ก็เพื่อประโยชน์ของพนักงาน ให้มีเวลากับครอบครัว และ life style มากขึ้น รวมถึงสุขภาพจิตในที่ทำงาน และลดปัญหา ทางสังคม สุขภาพ รวมถึงครอบครัวด้วย